¿Sabías que el registro de jornada en papel tiene los días contados? Si tu empresa aún utiliza hojas, Excel o “fichas de entrada y salida” impresas, es momento de actualizarse. El control horario se digitaliza. Y no es una opción: a partir de 2025 será obligatorio.

¿Qué tengo que hacer ya?

1. Adiós al papel: El fichaje en papel no es fiable ni seguro. Es hora de dejarlo atrás.
2. Elige tu sistema de fichaje: Puede ser una app, una web, un lector de huella, una tarjeta, un QR… Lo importante es que se adapte a tu negocio. No es lo mismo un comercio, una obra o una oficina.
3. Piensa en tu equipo: Haz que el sistema sea fácil de usar. No hace falta complicarse: cuanto más simple, mejor.
4. Informa y forma: El personal debe saber cómo fichar y por qué se hace. La transparencia crea confianza.
5. Ojo con los dispositivos personales: Si usas apps, mejor no obligar a instalarlas en móviles personales. Proporciona un dispositivo de empresa o habilita terminales seguros.
6. Configura todo de forma restrictiva: Menos es más. Limita el acceso solo a quien lo necesita.
7. Cumple con el RGPD: El control horario recoge datos personales. Y lo digital, si no se hace bien, puede ser un campo minado legal. Así que hay que cumplir las reglas del juego.

¿Qué dice la ley?

La base legal está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Te lo resumimos para que no tengas dudas:

• Registro diario: Anota la hora de entrada y salida de cada persona, todos los días.
• Incluye pausas si aplica: Descansos, paradas técnicas… todo debe quedar reflejado.
• Negocia o decide cómo se registra: Puedes pactarlo con los representantes legales o decidirlo tú, pero siempre con información y consulta.
• El sistema debe ser fiable, objetivo e inalterable.
• Conserva los datos durante 4 años.
• Debes poder enseñárselos a trabajadores, sindicatos e Inspección de Trabajo en cualquier momento.

¿Y la privacidad?

Aunque el Estatuto no entra en detalles, aquí sí lo hacemos: el sistema de fichaje debe cumplir con el RGPD y la LOPDGDD. Eso implica:

• Minimización: No recojas más datos de los necesarios.
• Confidencialidad: Protege la información con claves, permisos y medidas de seguridad.
• Transparencia y legalidad: Informa claramente de por qué y cómo se usan los datos.

¿Y qué viene en 2025?

Lo digital será obligatorio. Así que lo mejor es adelantarse y hacerlo bien desde ya:

• Los registros deben ser digitales, seguros y accesibles.
• Nada de manipular datos ni sistemas “a mano”.
• Las inspecciones mirarán con lupa la trazabilidad del sistema.

Si tu empresa aún no ha dado el paso al control horario digital, es el momento de actuar. En ZonaVigilada te ayudamos a elegir, implantar y configurar un sistema legal, seguro y adaptado a tu realidad empresarial.

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Porque la tecnología sin cumplimiento legal es un riesgo. Y la legalidad sin estrategia digital, es una oportunidad perdida.

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